Prise de rendez-vous
Intégrez la prise de rendez-vous intuitive directement au cœur de votre écosystème Jalios.
Les bénéfices
Simplifiez vos rencontres avec le module "Prise de Rendez-vous"
Fini les allers-retours interminables par mail ou par téléphone pour trouver un créneau. Notre module apporte à votre plateforme Jalios une solution prête à l'emploi de prise de rendez-vous.
Comment ça marche ?
Le module crée un pont direct entre deux populations de votre plateforme (clients et commerciaux, adhérents et conseillers ou experts métiers...).
D'un côté, la population qui souhaite prendre rendez-vous dispose d'une interface permettant de choisir le créneau souhaité puis de renseigner quelques informations utiles et/ou spécifiques à votre métier.
De l'autre, la population "experte" dispose d'une interface pour gérer ses disponibilités, visualiser la liste de ses rendez-vous à venir et passés.
Enfin une vue "Manager" permet d'avoir une vue d'ensemble des rendez-vous, des disponibilités et de gérer à tout moment les imprévus, conflits d'agendas...
Les petits plus
- Les invitations sont automatiquement transmises par email et les rendez-vous ajoutés au calendrier personnel.
- Dans un contexte de plateforme privée (extranet), il est toutefois possible d'ouvrir la fonctionnalité de prise de rendez-vous à l'externe. Dans ce cas les utilisateurs doivent obligatoirement renseigner leur email afin de recevoir les invitations.
- Le contenu du formulaire et le workflow associé ajustable selon le contexte
Les fonctionnalités
- Interface utilisateur répartie en 3 profils et accessible au travers d'une application JPlatform :
- Clients, adhérents... : prise de rendez-vous, visualisation et annulation de ses rendez-vous
- Conseillers, experts métiers... : gestion des disponibilités, suivi de ses rendez-vous à venir et passés, commentaires
- Administrateur, Manager... : visualisation et gestion globale de tous les rendez-vous et disponibilités, changement de conseiller en cas d'indisponibilité
Formulaire de prise de rendez-vous avec la possibilté d'ajouter des pièces-jointes
Gestion d'un workflow appliqué au rendez-vous avec différents statuts (ex : a eu lieu, annulé par le client ou le conseiller, le client ne s'est pas présenté, etc.)
Page de présentation d’un rendez-vous (accès aux informations détaillées, aux pièces-jointes et commentaires)
Mise en place d'une page d'aide
- Paramétrages avancés :
- Nombre de rendez-vous maximum par utilisateur ;
- Délai à prévoir avant la prochaine disponibilité (ex : le rendez-vous doit être réservé au moins 24h à l'avance) ;
- Gestion des rappels des rendez-vous ;
- Horaires et amplitudes des disponibilités.
Captures d'écran
Les clients aiment
Informations détaillées
Installation et configuration du module
Ajouter ce module via le gestionnaire de modules depuis l’administration technique et redémarrer JPlatform.
S'assurer que les dépendances sont installées. Le cas échéant, les déposer en même temps.
Ajout du provider JCalendar
Dans la propriété du module dédiée au provider (administration > propriétés > propriétés avancées), définir la valeur à :
localsi vous utilisez le providerLocalCalendar(propriété :mbrpref.jcmsplugin.jpim.memberprefs.provider).
Ce module s'appuie sur le service de calendrier exposé par JCalendarPlugin. Il faut donc qu'un module implémentant ce service soit installé sur la plateforme cible : Calendrier Local en est une implémentation (c'est celle utilisée dans les exemples de cette documentation), mais toute autre implémentation compatible convient également.
Création de l’arbre de catégories
- Créer l’arbre de catégories pour les objets des rendez-vous.
- Sélectionner la catégorie dans le champ dédié "Catégorie "Objet du rendez vous" " dans les propriétés du module.
(Il est utilisé pour alimenter le champ "Objet" du formulaire de prise de rendez-vous.)
Définition de l’espace de travail cible
- Sélectionner l’espace de travail dans lequel les contenus seront créés par l’application via les propriétés du module
Création des groupes utilisateurs
- Créer les groupes suivants et les renseigner dans les propriétés du module :
- Prise de RDV - Comptes génériques
- Prise de RDV - Conseillers
- Prise de RDV - Admin
- Ajouter les membres correspondants dans les groupes respectifs.
Activation des types de contenus
Dans l’espace de travail ciblé :
- Activer le contenu utilisateur "Disponibilités".
- Activer le type de formulaire "Rendez-vous" avec le workflow "prise de RDV".
- Activer le type de contenu utilisateur "Commentaires".
- Activer le type "Événement local".
Activation des commentaires (optionnel)
- Dans les paramètres du module "Commentaire DB", ajouter le type
Appointmentdans le champ "Types acceptant les commentaires".
Droits sur l’espace de travail
- Dans l’espace de travail ciblé, accédez aux rôles du workflow "Prise de rendez-vous, éditez le rôle "rédacteur" dans la colonne "membre" puis activer l'option "rédacteur".
Configuration de l’aide utilisateur
- Créer un contenu de type "Article" contenant le texte d’aide.
- Choisir la publication dans le champ dédié "Publication Aide" dans les propriétés du module.
- Nom technique jcmsplugin.appointmentbooking.page.title
- Description Titre de la page de l'application, visible dans l'onglet du navigateur.
- Nom technique jcmsplugin.appointmentbooking.event.prefix
- Description Préfixe ajouté au titre des événements créés.
- Nom technique jcmsplugin.appointmentbooking.availability.time.start
- Description Plage horaire d'ouverture, au format hh:mm.
- Nom technique jcmsplugin.appointmentbooking.availability.time.end
- Description Heure de fin de la plage de disponibilité, au format hh:mm. Elle va de pair avec « Début de disponibilité », qui est déjà sur la fiche.
- Nom technique jcmsplugin.appointmentbooking.appointment.delay.busisness.hours.number
- Description Délai en heures ouvrées avant le premier créneau proposé. Permet de se garantir un temps de préparation en interne.
- Nom technique jcmsplugin.appointmentbooking.appointment.opening.period.days.number
- Description Profondeur d'affichage à partir d'aujourd'hui : avec 30, les créneaux sont proposés jusqu'à trente jours.
- Nom technique jcmsplugin.appointmentbooking.appointment.max.per.adherent.number
- Description Nombre de rendez-vous simultanés qu'un même membre peut avoir.
- Nom technique jcmsplugin.appointmentbooking.appointment.reminder.delay.1.number
- Description Délai en heures avant le rendez-vous auquel part la notification de rappel.
- Nom technique jcmsplugin.appointmentbooking.appointment.reminder.delay.2.number
- Description Délai en heures avant le rendez-vous auquel part la notification de rappel.
Corrections
- Modification du préfixe d'événement par défaut.
- Correction du problème d'aide de « Début de disponibilité ».
- Correction orthographique de la clé du délai en heures ouvrées.
Correction
- Correction de l'affichage d'un rendez-vous annulé suivi d'une nouvelle prise de rendez-vous.
Corrections
- Deuxième correction de la gestion des fuseaux horaires.
- Correction du filtrage des événements passés selon leur statut.
Correction
- Correction de la gestion des fuseaux horaires.
Évolutions
- Retro-compatibilité JPlatform 10 SP7.
- Un membre de la base de données peut être désigné comme conseiller.
Corrections
- Correction du chevauchement de deux disponibilités.
- Correction d'un rendez-vous qui disparaissait à l'approche de son échéance.
- Module JCalendar de Jalios
- Module JServices de Jalios
