Prise de rendez-vous

Simplifiez la prise de rendez-vous entre deux populations sur votre plateforme.

Les bénéfices

Le module Prise de rendez-vous permet de créer une application complète sur votre plateforme Jalios, facilitant l’organisation de rendez-vous entre deux types de profils (ex : clients/adhérents, conseillers/experts métiers). Grâce à une interface claire et intuitive, chaque utilisateur accède à des vues spécifiques selon son rôle : formulaire de prise de rendez-vous, gestion des disponibilités, listes des rendez-vous futurs et passés, supervision complète.

Quelques bénéfices :

  • Réduction des échanges directs (appels téléphoniques, échanges de mails...) ;
  • Prise de rendez-vous simple et rapide ;
  • Gestion simple des disponibilités pour les conseillers/experts métiers ;
  • Vue d’ensemble des rendez-vous futurs et passés ;
  • Accès complet pour les managers ;
  • Accès public activable pour des utilisateurs hors plateforme ;
  • Expérience utilisateur fluide avec des accès contextualisés selon les rôles.

Les fonctionnalités

  • Interface utilisateur répartie en 3 profils :
    • Client/adhérents : prise de rendez-vous, visualisation et annulation de ses rendez-vous
    • Conseiller/experts métiers : gestion des disponibilités, suivi de ses rendez-vous à venir et passés, commentaires
    • Administrateur/manager : visualisation globale de tous les rendez-vous et disponibilités, édition du contenu d’aide

  • Formulaire de prise de rendez-vous, ajout de documents

  • Affectation d'un statut au rendez-vous (ex : a eu lieu, annulé par le client ou le conseiller, le client ne s'est pas présenté, etc.)

  • Page de présentation d’un rendez-vous (accès aux informations détaillées, aux pièces-jointes et commentaires)

  • Paramétrage complet de l'application :
    • Nombre de rendez-vous maximum par client ;
    • Délai à prévoir avant la prochaine disponibilité (ex : le rendez-vous doit être réservé au moins 24h à l'avance) ;
    • Délai des rappels de rendez-vous ;
    • Horaires et amplitudes des disponibilités.

Captures d'écran

Application dans le lanceur d'application
Conseiller - renseigner ou modifier ses disponibilités
Client - prendre un rendez-vous
Client - sélectionner un horaire
Client - formulaire de prise de rendez-vous
Client - rendez-vous planifié
Conseiller - rendez-vous planifié
Administrateur - outils

Les clients aiment

Une interface claire adaptée à chaque utilisateur.
Un gain de temps dans la gestion des plannings.
Une administration centralisée pour une vue complète de l’activité.

Informations détaillées

1. Installation du module

  • Déposer le module via l’administration centrale.

  • S'assurer que les dépendances sont installées. Le cas échéant, les déposer en même temps.

  • Redémarrer la plateforme pour activer le module.

 

2. Configuration initiale

a. Ajout du provider JCalendar

  • Dans la propriété du module dédiée au provider (administration > propriétés > propriétés avancées), définir la valeur à :

    • local si vous utilisez le provider LocalCalendar.

 

b. Création de l’arbre de catégories

  • Créer l’arbre de catégories pour les objets des rendez-vous.

  • Sélectionner la catégorie dans le champ dédié "Catégorie "Objet du rendez vous" " dans les propriétés du module.
    (Il est utilisé pour alimenter le champ "Objet" du formulaire de prise de rendez-vous.)

 

c. Définir l’espace de travail

  • Sélectionner l’espace de travail dans lequel les contenus seront créés par l’application.

 

3. Création des groupes utilisateurs

Créer les groupes suivants et les renseigner dans les propriétés du module :

  • Prise de RDV - Comptes génériques

  • Prise de RDV - Conseillers

  • Prise de RDV - Admin

Ajouter les membres correspondants dans les groupes respectifs.

 

4. Activation des types de contenus

Dans l’espace de travail ciblé :

  • Activer le contenu utilisateur "Disponibilités".

  • Activer le type de formulaire "Rendez-vous" avec le workflow "prise de RDV".

  • Activer le type de contenu utilisateur "Commentaires".

  • Activer le type "Événement local".

 

Paramétrage complémentaire

  • Dans les paramètres du module "Commentaire DB", ajouter le type Appointment dans le champ "Types acceptant les commentaires".

 

Droits sur l’espace de travail

  • Dans l’espace de travail > Administration > Rôles > Prise de rendez-vous :

    • Attribuer le rôle de "Rédacteur = oui" aux profils concernés.

 

5. Configuration de l’aide utilisateur

  • Créer un contenu de type "Article" contenant le texte d’aide.

  • Choisir la publication dans le champ dédié "Publication Aide" dans les propriétés du module.

 

6. Partage de lien d’inscription à un rendez-vous

a. Génération de l'AuthKey
  • Générer une AuthKey (Jeton d'accès) à partir d’un membre appartenant au groupe "Prise de RDV - Comptes génériques".
  • URL de l'application à ajouter dans le champ URL (à adapter à votre contexte) : 
    [SITE URL]/jcms/j_231/fr/portail-application?jsp=plugins%2FAppointmentBookingPlugin%2Fjsp%2Fapp%2FappointmentBooking.jsp&view=SELECT_AVAILABILITY

 

b. Création du raccourci
  • Créer un raccourci dans l’espace de travail souhaité pointant vers l’application avec l'URL générée par la Authkey (jeton d'accès)
  • Exemple : [SITE URL]/jcms/navigation-internet/portail-application-j_231?view=SELECT_AVAILABILITY&jsp=plugins%2FAppointmentBookingPlugin%2Fjsp%2Fapp%2FappointmentBooking.jsp&authKey=djI7bWkxMDhmZWhhcF8xNDEzODY7MTc3ODg1MTk5ODgxMjtHRVQ7OzskMmEkMDQkOFMuLlVKNFd3NHZCZHdBeHFRbG8yZUlhZmllbEpGTGVqSjF4NnVOdWYyL3pqeHo5ZVRiYlctcnY=
  • Nom technique mbrpref.jcmsplugin.jpim.memberprefs.provider
  • Description Valeur "local" si provider de LocalCalendar
  • Module JCalendar de Jalios
  • Module JServices de Jalios
  • Module Calendrier Local de Jalios
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