Prise de rendez-vous

Intégrez la prise de rendez-vous intuitive directement au cœur de votre écosystème Jalios.

Les bénéfices

Simplifiez vos rencontres avec le module "Prise de Rendez-vous"

Fini les allers-retours interminables par mail ou par téléphone pour trouver un créneau. Notre module apporte à votre plateforme Jalios une solution prête à l'emploi de prise de rendez-vous.

 

Comment ça marche ?

Le module crée un pont direct entre deux populations de votre plateforme (clients et commerciaux, adhérents et conseillers ou experts métiers...).

D'un côté, la population qui souhaite prendre rendez-vous dispose d'une interface permettant de choisir le créneau souhaité puis de renseigner quelques informations utiles et/ou spécifiques à votre métier. 

De l'autre, la population "experte" dispose d'une interface pour gérer ses disponibilités, visualiser la liste de ses rendez-vous à venir et passés.

Enfin une vue "Manager" permet d'avoir une vue d'ensemble des rendez-vous, des disponibilités et de gérer à tout moment les imprévus, conflits d'agendas...

 

Les petits plus

  • Les invitations sont automatiquement transmises par email et les rendez-vous ajoutés au calendrier personnel.
  • Dans un contexte de plateforme privée (extranet), il est toutefois possible d'ouvrir la fonctionnalité de prise de rendez-vous à l'externe. Dans ce cas les utilisateurs doivent obligatoirement renseigner leur email afin de recevoir les invitations.
  • Le contenu du formulaire et le workflow associé ajustable selon le contexte

Les fonctionnalités

  • Interface utilisateur répartie en 3 profils et accessible au travers d'une application JPlatform :
    • Clients, adhérents... : prise de rendez-vous, visualisation et annulation de ses rendez-vous
    • Conseillers, experts métiers... : gestion des disponibilités, suivi de ses rendez-vous à venir et passés, commentaires
    • Administrateur, Manager... : visualisation et gestion globale de tous les rendez-vous et disponibilités, changement de conseiller en cas d'indisponibilité

  • Formulaire de prise de rendez-vous avec la possibilté d'ajouter des pièces-jointes

  • Gestion d'un workflow appliqué au rendez-vous avec différents statuts (ex : a eu lieu, annulé par le client ou le conseiller, le client ne s'est pas présenté, etc.)

  • Page de présentation d’un rendez-vous (accès aux informations détaillées, aux pièces-jointes et commentaires)

  • Mise en place d'une page d'aide

  • Paramétrages avancés :
    • Nombre de rendez-vous maximum par utilisateur ;
    • Délai à prévoir avant la prochaine disponibilité (ex : le rendez-vous doit être réservé au moins 24h à l'avance) ;
    • Gestion des rappels des rendez-vous ;
    • Horaires et amplitudes des disponibilités.

Captures d'écran

Application dans le lanceur d'application
Conseiller - renseigner ou modifier ses disponibilités
Client - prendre un rendez-vous
Client - sélectionner un horaire
Client - formulaire de prise de rendez-vous
Client - rendez-vous planifié
Conseiller - rendez-vous planifié
Administrateur - outils

Les clients aiment

Gain de temps immédiat : moins d'appels et de mails, plus d'efficacité.
Une administration centralisée pour une vue complète de l’activité.
Une expérience fluide, que l'on soit un utilisateur interne ou un visiteur externe.
Une interface adaptée à chaque utilisateur et centralisé au même endroit (historique, rendez-vous à venir, planning).

Informations détaillées

Pré-requis technique

Le module de prise de rendez-vous est dépendant des modules suivants :

  • Module JCalendar de Jalios
  • Module JServices de Jalios
  • Module Calendrier Local de Jalios

 

Installation et configuration du module

Ajouter ce module via le gestionnaire de modules depuis l’administration technique et redémarrer JPlatform.

S'assurer que les dépendances sont installées. Le cas échéant, les déposer en même temps.

 

Ajout du provider JCalendar

  • Dans la propriété du module dédiée au provider (administration > propriétés > propriétés avancées), définir la valeur à :

    • local si vous utilisez le provider LocalCalendar (propriété : mbrpref.jcmsplugin.jpim.memberprefs.provider).

 

Création de l’arbre de catégories

  • Créer l’arbre de catégories pour les objets des rendez-vous.

  • Sélectionner la catégorie dans le champ dédié "Catégorie "Objet du rendez vous" " dans les propriétés du module.
    (Il est utilisé pour alimenter le champ "Objet" du formulaire de prise de rendez-vous.)

 

Définition de l’espace de travail cible

  • Sélectionner l’espace de travail dans lequel les contenus seront créés par l’application via les propriétés du module

 

Création des groupes utilisateurs

  • Créer les groupes suivants et les renseigner dans les propriétés du module :

    • Prise de RDV - Comptes génériques

    • Prise de RDV - Conseillers

    • Prise de RDV - Admin

  • Ajouter les membres correspondants dans les groupes respectifs.

 

Activation des types de contenus

Dans l’espace de travail ciblé :

  • Activer le contenu utilisateur "Disponibilités".

  • Activer le type de formulaire "Rendez-vous" avec le workflow "prise de RDV".

  • Activer le type de contenu utilisateur "Commentaires".

  • Activer le type "Événement local".

 

Activation des commentaires (optionnel)

  • Dans les paramètres du module "Commentaire DB", ajouter le type Appointment dans le champ "Types acceptant les commentaires".

 

Droits sur l’espace de travail

  • Dans l’espace de travail ciblé, accédez aux rôles du workflow "Prise de rendez-vous, éditez le rôle "rédacteur" dans la colonne "membre" puis activer l'option "rédacteur".

 

Configuration de l’aide utilisateur

  • Créer un contenu de type "Article" contenant le texte d’aide.

  • Choisir la publication dans le champ dédié "Publication Aide" dans les propriétés du module.

 

Ouvrir la prise de rendez-vous à l'externe

Génération de l'AuthKey

  • Générer une AuthKey (Jeton d'accès) à partir d’un membre appartenant au groupe "Prise de RDV - Comptes génériques".
  • URL de l'application à ajouter dans le champ URL (à adapter à votre contexte) : 
    [SITE URL]/jcms/j_231/fr/portail-application?jsp=plugins%2FAppointmentBookingPlugin%2Fjsp%2Fapp%2FappointmentBooking.jsp&view=SELECT_AVAILABILITY

 

Création du raccourci

  • Créer un raccourci dans l’espace de travail souhaité pointant vers l’application avec l'URL générée par la Authkey (jeton d'accès)
  • Exemple : [SITE URL]/jcms/navigation-internet/portail-application-j_231?view=SELECT_AVAILABILITY&jsp=plugins%2FAppointmentBookingPlugin%2Fjsp%2Fapp%2FappointmentBooking.jsp&authKey=djI7bWkxMDhmZWhhcF8xNDEzODY7MTc3ODg1MTk5ODgxMjtHRVQ7OzskMmEkMDQkOFMuLlVKNFd3NHZCZHdBeHFRbG8yZUlhZmllbEpGTGVqSjF4NnVOdWYyL3pqeHo5ZVRiYlctcnY=
  • Nom technique mbrpref.jcmsplugin.jpim.memberprefs.provider
  • Description Valeur "local" si provider de LocalCalendar
  • Module JCalendar de Jalios
  • Module JServices de Jalios
  • Module Calendrier Local de Jalios
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