Les outils collaboratifs au service de la gestion du temps

 

« Avoir du temps, c’est posséder le bien le plus précieux pour celui qui aspire à de grandes choses » 

Plutarque

 

 

Diverses méthodes pour optimiser votre temps

Il existe de nombreuses méthodes reconnues, mais encore faut-il s'y tenir et faire preuve de discipline et de constance dans son organisation personnelle (et c'est là que ça se complique... ).

 

Le "Zéro inbox"

Cette méthode rigoureuse, développée par Merlin Mann, visent à maintenir sa boîte de réception vide continuellement. 

Mann identifie précisément cinq actions possibles pour chaque email reçu : supprimer, déléguer, répondre, reporter, traiter.

Le principe peut paraitre assez simple comme ça, mais il est pourtant très peu (ou mal) mis en pratique...

Quelques conseils de Mann (les deux premiers c'est pour ceux qui ne peuvent plus s'empêcher d'ouvrir leur messagerie dès réception d'un nouveau mail... ha vous aussi ? ) :

• Ne laissez pas votre client de messagerie ouvert 

• Vérifiez votre boîte de messagerie sur des horaires bien précis tout au long de la journée

• Pensez à supprimer ou archiver autant de nouveaux messages que possibles (ça c'est facile ! )

• Transférer les mails à ceux qui sont les mieux placés pour répondre (avec modération quand même, surtout si c'est votre supérieur hiérarchique... )

• Répondez immédiatement à tous les nouveaux messages qui peuvent l'être en deux minutes ou moins (donc si vous estimez qu'il vous faut deux minutes et une seconde, ne répondez pas )

• Déplacez les messages qui nécessitent plus de deux minutes pour y répondre et ceux qui peuvent être répondues plus tard dans un dossier à part

• Réservez-vous du temps chaque jour pour répondre aux emails en attente d'une réponse

 

La méthode Kanban

Qui n'a jamais entendu parlé de Kanban ? Méthode agile provenant du pays du soleil-levant et directement inspirée de l'organisation de Toyota. Petite aparté culturelle au passage, Kanban signifie "étiquette", "panneau" ou "carte de signalisation" en japonais .

L'objectif principal du Kanban est de permettre à une équipe (projet) de visualiser l’ensemble des tâches en cours et leur statut en un coup d’œil. 

Elle se matérialise généralement par un tableau blanc qu'on alimente de post-it décrivant des tâches à réaliser. Chaque post-it est ensuite positionné dans une des colonnes du tableau blanc appropriée pour indiquer son état d’avancement. L'exemple le plus connu :

• 1 colonne "To do" pour les tâche(s) à exécuter

• 1 colonne "Doing" pour les tâche(s) en cours

• 1 colonne "Done" pour les tâche(s) terminée(s)

Je vous rassure, le tableau blanc n'est pas obligatoire (sauf pour les puristes)... Vous pouvez utiliser vos propres outils, que ce soit un (vieu) fichier Excel ou un outil collaboratif spécifique. Mais je suis d'accord avec les puriste sur un point : quoi de plus simple que d'accrocher un panneau à votre mur, d'y tracer des colonnes et d'y coller (s'ils collent...) vos post-it inutilisables (sauf pour les guerres de post-it) ? Sans compter cette immesurable satisfaction de les voir passer d'une colonne à l'autre  ! 

Bon, évidement, ça c'était la vision simpliste de la méthode... Heureusement Kanban apporte bien plus qu'un simple tableau blanc, et si pour vous Kanban ne se résume qu'à ce tableau, c'est que vous êtes passé à côté de l'essence même de la méthode. 

Plus d'infos sur services.leankanban.com.

La méthode "GTD" (Getting Things Done)

Cette méthode, apparue au début des années 2000, a été élaborée par David Allen dans le but de gérer ses priorités quotidiennes.

Elle se base sur les 5 étapes décrites de manière (très) synthétiques ci-dessous :

• Capture : collectez vos idées (ça marche que si vous en avez... )

• Clarification : décidez de l'objectif et de la prochaine action pour chacune des idées collectées

• Organisation : classez vos actions et planifiez

• Revue : examinez vos actions aussi souvent que nécessaire

• Engagement : éxécutez les actions et marquez les comme fait

 Si vous souhaitez en savoir plus sur cette méthode, c'est ici.

 

Cette méthode, développée par Francesco Cirillo, se base sur l'usage d'un minuteur, représenté par une tomate ("pomodoro" en italien) très en vogue à l’époque, permettant de respecter des périodes de 25 minutes séparées par des pauses. Et là, vous vous demandez, "Mais pourquoi 25 minutes  ?". Ces 25 minutes correspondraient en fait à la durée moyenne pendant laquelle votre cerveau peut rester concentré (sérieux..?). La méthode consiste donc à adapter votre temps de travail à vos facultés de concentration. Elle se veut simple et très orientée productivité.

La méthode se présente en 6 étapes :

• Choisir la tâche que vous souhaitez effectuer

• Régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes

• Travailler sur la tâche jusqu'à la fin des 25 minutes

• Cocher/Marquer la tâche comme réalisée

• Prendre une courte pause de 5 minutes

• Prendre une pause de 20 à 30 minutes toutes les 4 pomodoros réalisées

A noter que les pauses doivent être utilisées pour se relâcher, se changer les idées, se libérer l'esprit (en gros, aller prendre un café, fumer et/ou discuter avec un collègue), le but étant d'être prêt pour le prochain pomodoro !

Plus d'informations ici.

 

C'est tout ?

Non, il existe moulte méthodes, dont voici certaines qui ont fait leurs preuves : NERAC (Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer, Contrôler), la méthode des 5S, la méthode Zen To Done, la matrice d'Eisenhower, la loi Pareto...

 

Wisen, notre organisation, nos méthodes

Chez Wisen, nous n'avons pas opté pour une méthode en particulier mais nous nous sommes plutôt inspiré d'un peu toutes pour en faire notre méthode, adaptée à notre mode de fonctionnement et organisation .

 

Qu'est-ce qu'une journée type chez Wisen ?

Chaque journée est évidement différente, mais s'il fallait résumer une journée type, elle ressemblerait à ceci :

1. 09h00 - Messagerie : Quoi de neuf ? Questions ou demandes en attente ?

2. 09h30 - Coffee time : La transition parfaite pour se remettre dans le vif du sujet, et sinon quoi de neuf l'équipe ?

3. 09h45 - Exécution des tâches (dans l'ordre de priorité : haute, normal puis basse)

4. 12h30 - Lunch time ! 

5. 13h30 - Messagerie : Quoi de neuf ? Questions ou demandes en attente ?

6. 13h45 - Exécution des tâches (dans l'ordre de priorité : haute, normal puis basse)

7. 16h30 - Break time : on se vide l'esprit pour repartir de plus belle

8. 16h45 - Exécution des tâches subsidiaires (sauf si tâches prioritaires) : histoire de sortir un peu le nez du guidon...

9. 18h00 - Point sur la journée (CRA) et rapide coup d'oeil sur la journée à suivre

10. 18h15 - Time to go Home ! (sauf urgence ou veille de mise en prod )

 

Gestion des emails

Tous les matins (ou à un créneau de la journée), nous nous réservons entre 10 à 30 minutes pour lire, prioriser et traiter nos emails. Le principe est finalement assez simple et comparable au Zéro Inbox :

• Traiter les emails prioritaires : par emails prioritaires, on entend ici ceux qui portent une action à traiter en urgence (pour un client, un projet...). Dans notre cas, nous sommes résolument engagés envers nos clients sur des temps de réponse courts, la réactivité étant un des principes fondamentaux de Wisen .

• Traiter ceux qui peuvent l'être en moins de 5 minutes : quand on sait que lire le contenu d'un email peut nous prendre déjà quelques minutes de concentration, si ce dernier peut être traité dans l'immédiat, ce sont ces quelques minutes de concentration de gagner.

• Planifier ceux qui portent une action supérieure à 5 minutes en précisant une date d'échéance (en fonction de la priorité et du temps estimé) 

Le traitement des emails au fil de la journée est assez libre selon les habitudes (et facultés ) de chacun, mais surtout en fonction des priorités. Certains d'entre nous ne peuvent s'empêcher de vérifier et d'ouvrir chaque nouvel email reçu (tant que ça ne nous perturbent pas pour reprendre la tâche en cours...), d'autres préfèrent se concentrer sur une tâche et ne pas être dérangé jusqu'à l'avoir terminée. 

 

Gestion des tâches

En début de semaine mais aussi 5 minutes chaque jour (préférablement en fin de journée), nous consacrons du temps à vérifier et à réorganiser nos tâches. Le but est que chacun de nous soit au clair sur le reste à faire pour s'atteler rapidement à la tâche suivante le lendemain matin :

• Marquer les tâches réalisées : il ne faut pas s'en priver, ce sont des petites victoires de la journée bien méritées  !

• Classifier : pour ne pas se perdre dans la multitude de tâches, il est important de bien les organiser en fonction de thématiques, projets, activités que nous aurons déterminé.

• Prioriser : classifier, c'est une chose, prioriser en est une autre. Prioriser, c'est donner une échéance plus ou moins proche pour réaliser la tâche en lui donnant un degré de criticité (urgent, important, pas important...). La priorisation des tâches est importante car elle peut chambouler, du jour au lendemain, tout le programme de la semaine (même si c'est plutôt rare heureusement). 

• Nettoyer : supprimer les tâches en doublon ou qui n'ont plus lieu d'être, un autre moment plaisant de la journée  !

• Paramétrer des rappels : la mise en place de rappels est importante pour les tâches fixées dans le temps. Elle intervient notamment pour des tâches ou évènements éloignés dans le temps. Par exemple, envoyer un document préparatoire au client en prévision dun atelier de travail. L'idée étant évidement d'anticiper le temps nécessaire pour réaliser la tâche entre le rappel et l'échéance réelle...

• Transmettre ou réaffecter les tâches : Quand on sait que son collègue est mieux placé pour réaliser la tâche et qu'en plus, il a le temps, alors aucune hésitation pour lui refiler  (enfin, sauf quand il s'agit du big boss... ).

 

Suivi global de l'activité et organisation des projets

Pour suivre notre activité de manière plus macro, et pour favoriser la transparence interne, les échanges, la collaboration mais aussi l'innovation, nous nous retrouvons chaque semaine pour discuter, rendre compte, se taquiner voir s'engueuler, et se défouler aussi (cordialement bien sûr ).

Le tout sous la forme de 3 réunions régulières : 

• Une réunion hebdomadaire pour que chacun présente le travail de la semaine passée et à venir (problématiques rencontrées ou à venir, solutions trouvées, sujets et tâches à venir).

• Une réunion mensuelle pour mettre en avant tout problème "organisationnel" rencontré (relationnel/humain, outils, etc.) ainsi que présenter le bilan de l'activité commerciale, des projets en cours et à venir. 

• Une réunion trimestrielle pour faire le bilan des projets internes ou side projects (nouvelles idées, planning et marche à suivre).

C'est une excellente méthode pour capter les points de blocage ou tout simplement favoriser le dialogue au sein de l'équipe. De ces réunions, on en ressort un planning global à jour permettant d'avoir une visibilité à plus long terme de notre activité. 

 

Pour suivre l'activité d'un projet, rien de mieux que la bonne vieille méthode Kanban (ou "To do, Doing, Done") quand on travaille en open-space et pour piloter une équipe projet bien tendue . 

Enfin, nous rendons compte de notre activité en remplissant le fameux "CRA" (ou Compte Rendu d'Activité que l'on adore tant) pour informer de l'activité et du temps passé. Petit conseil au passage : remettez-le à jour chaque soir avant de partir ! On a vite fait d'oublier son activité du début de semaine...

 

Nos outils

En termes d'outillage, nous favorisons les outils simples, ergonomiques et collaboratifs, et si possible simple à intégrer et implémenter.

Nous avons choisi 3 outils pour gérer efficacement notre activité.

 

Outil de messagerie - Gmail

Le choix s'est porté sur Gmail, pas uniquement pour sa gratuité, mais aussi parce qu'il s'intègre et s'interface bien avec de nombreux outils (et notamment ceux que nous utilisons ), qu'il est simple à prendre en main et pratique. Nous utilisons la messageire instantannée intégrée "Hangout" pour s'envoyer des informations rapidement. Le calendrier est synchronisé avec nos autres outils pour avoir des agendas à jour d'un côté et de l'autre, et d'y accéder facilement via nos smartphones et tablettes.

 

Outil de gestion des tâches - Todoist

Pour gérer nos tâches quotidiennes, nous n'utilisons ni miniteur, ni agenda papier, mais un outil de gestion de tâches collaboratif : Todoist.

Cet outil nous permet d'ajouter toutes idées et actions que nous avons en tête à n'importe quel moment. Nous pouvons nous les affecter ou les affecter aux autres membres de l'équipe, les planifier, les prioriser, les classer (par projet, par type...) et paramétrer des rappels. L'outil est intégré à notre boîte de messagerie, les emails deviennent donc en quelques clics des tâches qualifiées et le "Zéro inbox" n'est jamais chamboulé. Toutes nos tâches et actions sont de plus regroupées dans un seul et même outil. 

Il a l'avantage d'être accessible où que nous soyons (ordinateur, tablette, mobile...), il est engageant car collaboratif et surtout, il est très facile à prendre en main : nous n'avons pas eu besoin de plus d'une heure pour l'intégrer. Bon, c'est vrai qu'on nous l'a quand même imposé, mais nous l'avons tous acceptés sans rechigner (ou presque)... 

Le dernier petit plus de cet outil, c'est les nombreux raccourcis qu'il intègre : gestion des raccourcis sous Todoist.

Il existe évidement de nombreux outils de gestion de tâches collaboratifs, qui font à peu près tous la même chose, certains sont payants d'autres gratuits. A vous de choisir !

 

Intranet/extranet collaboratif et portail d'échange - Jalios

Nous avons choisi Jalios (surpris non ? ) comme outil de gestion de contenus pour notre intranet collaboratif et site internet. Bon c'est vrai, le simple fait d'être intégrateur expert de la solution a légèrement influencé notre choix (légèrement ). 

Il faut savoir que c'est une solution fonctionnellement riche. Grace aux nombreux services qu'elle propose (gestion documentaire, Gantt, wiki, calendrier, annuaire, gestion de tâches, notifications, forum, etc.), nous centralisons tous nos contenus et documents dans notre intranet collaboratif. Nous avons même décidé d'intégrer Todoist pour qu'il y soit accessible via une iframe.

Jalios est aussi très présent et à l'écoute des tendances et des besoins clients, ce qui assure une évolutivité et stabilité de la solution dans le temps.

 

Parmis les fonctionnalités de Jalios, ci-dessous celles que nous avons adopté :

Espace collaboratif, suivi des projets clients :

Nous utilisons Jalios pour communiquer et travailler avec nos clients via des espaces de travail collaboratifs et d'échange privilégiés. Ces espaces sont suffisamment souples pour s'adapter aux contextes projets et clients. Selon les besoins, il nous suffit d'activer les services qui nous intéressent pour gérer le projet et communiquer avec nos clients.

Gestion documentaire :

Nous y stockons tous nos documents que nous classons dans un référentiel bien organisé (documents clients, projets, administratif, etc.). Le service permet ensuite de faire du versioning (mises à jour des documents et historique des versions) et de mettre en place des circuits de validation. Une recherche permet d'accéder rapidement aux documents souhaités.

Calendrier :

Synchronisé avec Google agenda, nous avons simplement accès à un agenda projet particulier, à son agenda ou à celui d'un collègue. La création d'évènement se fait très simplement sous forme d'étapes. Il est même possible de planifier des évènements avec plusieurs créneaux proposés (un Doodle like !).

Espace de conversation (Forum) :

Echanger autour d'une thématique, poser des questions, proposer des solutions ou des bonnes pratiques... bref un espace complet pour échanger, capitaliser, partager...

Gantt :

Oui, on peut faire du Gantt : créer des jalons, des tâches projet, les affecter aux membres de l'équipe projet, etc.

Wiki :

Les wikis sont des outils de gestion de contenu qui permettent de créer des pages (ou des sections de page) de manière collaborative. L'idée est de pouvoir créer du contenu à plusieurs rapidement et simplement.

Nous les utilisons beaucoup pour les comptes-rendus de réunion ou d'atelier. Nos clients peuvent du coup y intégrer leurs retours très simplement et le gardent à disposition à tout moment du projet.

Réseau Social d'Entreprise :

Même si elle vise plutôt des organisations plus complexe que la notre, cette brique qu'intègre la solution de Jalios nous est très utile pour suivre l'activité des autres membres ou tout simplement retrouver des informations de contact pour nous ou nos clients.

 

Au final, quelle méthode ?

Peu importe la méthode que vous choisirez d'adopter, il faut qu'elle soit à la fois adaptée à votre cadre de travail, simple à mettre en place et à prendre en main, et surtout, motivante pour vous et votre équipe. Une fois ancrée dans votre organisation, vous verrez qu'elle vous apportera confort, efficacité et motivation.