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Module de gestion avancée des événements de calendrier

Le module "gestion avancée des événements de calendrier" offre de multiples fonctionnalités étendues à votre calendrier.

Grâce à ce module, vous pouvez aisément convier des utilisateurs externes à votre plateforme à des évènements en toute sécurité, recueillir des informations relatives à un évènement ou encore envoyer des notifications élaborées et personnalisées à vos invités.

Votre champs d'action s'élargit au moyen de nouveaux services.

Module Module de gestion avancée des événements de calendrier- Illustration

Themes : Agenda, événement
Version 1.21
Compatibility : JCMS 9, 10

Documentation

Présentation

Ce module offre de multiples fonctionnalités étendues à la gestion de vos événements.

Il permet de convier des utilisateurs externes à participer à des évènements de votre plateforme interne, de recueillir des informations complémentaires relatives aux participants (participation à distance ou sur place, choix du repas...) par l'intermédiaire d'un formulaire d'inscription, personnaliser le contenus des e-mail de notifications transmises aux invités (e-mail d'invitation, e-mails de confirmation...).

 

En complément de toutes les fonctionnalités standard JPlatform, vous pourrez :

  • Créer et personnaliser un formulaire d'inscription aux évènements avec différents choix entièrement paramétrables (ex : déjeuner sur place, navette, etc ...) ;
  • Fixer une date de clôture des inscriptions ;
  • Définir une capacité limitée d'inscription à un évènement ;
  • Permettre à vos invités d'ajouter des participants librement ;
  • Permettre à vos invités d'indiquer s'ils seront représentés par un autre participant ;
  • Convier des personnes externes à votre organisation (qui n'ont pas accès à votre plateforme) qui pourront accéder exclusivement à la page de l'évènement sans avoir accès au reste de la plateforme ;
  • Donner la possibilité à des utilisateurs non conviés de demander à l'organisateur de s'inscrire à l'événement ;
  • Rendre invisible la liste des invités pour les membres externes conviés à un évènement ;
  • Exporter la liste des participants avec leurs choix complétés dans le formulaire d'inscription ;
  • Donner la possibilité de gérer les inscriptions et d'éditer les choix des inscrits si nécessaire ;

 

Création d'un événement

Les nouveaux paramètres sont proposés en complément dans la modale de création de l'événement via les différentes étapes.

 

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Fixez une date de clôture des inscriptions avant l'événement

 

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Ajoutez un formulaire d'inscription et définissez les informations à renseigner par vos participants

 

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Limitez le nombre de participants autorisés à participer et choisissez les options souhaitées pour votre événement

 

Mise en place et personnalisation d'un formulaire d'inscription à un évènement

Le module s'appuie sur le module Liveform de Jalios pour gérer vos formulaires d'inscription.

Vous pouvez créer des modèles de formulaires différents activables dans les espaces que vous souhaitez. Ainsi les contributeurs n'ont plus qu'à sélectionner les questions souhaitées pour leur événement provenant du modèle de formulaire sélectionné.

Le formulaire d'inscription une fois activé dans l'événement devra être rempli pour valider l'inscription. Cela permettra de récolter les informations au fur et à mesure et d'anticiper au mieux l'organisation de votre évènement.

 

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Exemple de formulaire d'inscription

 

L'organisateur se verra proposer un formulaire par défaut (paramétrable par les administrateurs des espaces) mais il pourra, s'il est autorisé, créer et personnaliser un nouveau formulaire, ou bien en choisir un autre si plusieurs modèles sont proposés. Lorsque le modèle sera choisi, l'organisateur pourra sélectionner les questions à activer pour son évènement. Ainsi la création est simple et rapide pour vos contributeurs.

 

Des éléments de votre évènement changent ? Les participants et invités seront avertis via des notifications personnalisables élaborées.

 

Personnalisation des mails

Le module permet de personnaliser le contenu de différents e-mails :

  • Invitation à l'événement
  • Confirmation d'inscription
  • Modification de l'événement
  • Modification d'inscription
  • Annulation de l'événement

 

modèle mails evenement

Extrait du contenu permettant de personnaliser le contenu des mails des événements

 

De la même manière que le formulaire d'inscription, il est possible de paramétrer des modèles mis à disposition des contributeurs. Si les modèles ne changent pas d'un événement à l'autre, ils peuvent être paramétrés par défaut pour tous les événements ce qui simplifie la contribution. Les modèles paramétrés peuvent être différents par espace.

Ainsi, créez les modèles qui vous ressemblent, uniques et esthétiques.

 

Inscription à l'événement

Selon les options activées dans l'événement, les participants peuvent avoir plusieurs choix lors de l'inscription :

  • Accepter l'invitation et s'inscrire
  • Inscrire des externes (personnes qui n'ont pas accès à la plateforme)
  • Inviter d'autres participants (membres de la plateforme)
  • Être représenté par quelqu'un d'autre (membre interne à la plateforme ou utilisateur externe)

 

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Extrait des possibilités d'inscription à un événement

 

Gestion des participations

Chaque inscrit peut évidemment modifier son inscription et ses choix à tout moment jusquà la date de fermeture des inscriptions.

L'organisateur de son côté peut avoir la main pour modifier les inscriptions et les préférences des inscrits (autorisation nécessaire). Il peut également exporter la liste des ses invités ainsi que leurs réponses.

evenement avancé gestion invités et menu

Extrait d'un événement : bouton d'édition/suppression des participations dans la zone des invités, bouton d'export des participants via le menu d'édition de l'événement

 

Informations techniques

Compatibilité JSync

Ce module est compatible jSync, il fonctionnera sans problème sur un environnement à plusieurs réplicas.

En revanche, il est important de noter que la configuration du module ne sera pas répliquée et sera à faire sur chaque nœud.

 

Dépendances

Ce module est dépendants des modules Jalios suivants :

  • Module Agenda
  • Module Liveform

Glossary

A

ACSII

L'American Standard Code for Information Interchange (Code américain normalisé pour l'échange d'information), plus connu sous l'acronyme ASCII ([askiː]) est une norme de codage de caractères en informatique ancienne. Le jeu de caractères codés ASCII est le principal système qui a permis l'échange de textes en anglais à un niveau mondial, limitant ainsi l'usage des langues locales au travers d'extensions régionales.

Translation: fr ACSII ·

Actions entrantes & actions sortantes

Ces actions sont paramétrables dans les workflows. Elles définissent l’entrée ou la sortie d’un état de workflow. Une action entrante signifie l’arrivée dans un état du workflow (ex : une publication qui est planifié). Une action sortante signifie la sortie d’un état vers un autre (ex : une publication qui passe de l’état planifié vers l’état publié).

Translation: fr Actions entrantes & actions sortantes ·

C

Classe

En programmation orientée objet, une classe définie un ensemble d’objets ayant des attributs communs, et le même ensemble d'opérations.

Translation: fr Classe ·

J

Jsync

Jsync est un moteur de réplication des données et des fichiers. La tâche principale de JSync est de synchroniser les données d'un groupe de serveurs JCMS (aussi appelés réplicas), et de répartir la charge de ces serveurs. Ainsi, toute création, modification ou suppression de données (catégorie, membre, contenu, …) sur l'un des réplicas sera propagée par le réplica leader aux réplicas membres du groupe. JSync assure ainsi la cohérence globale des données d'un groupe de serveur JCMS. Ajouter un lien vers la fiche jsync sur jalios.com.

Translation: fr Jsync ·

L

LOG

Correspond à un historique d’évènements stockés dans un fichier, appelé fichier de log (diminutif de logging), permettant de suivre et repérer toutes activités du site. Les évènements sont horodatés et ordonnés en fonction du temps.

Translation: fr LOG ·

LOG4J

Log4j est une bibliothèque de log en Java. Elle permet entre autres de gérer plusieurs niveaux de log :
- FATAL: utilisé pour journaliser une erreur grave pouvant mener à l'arrêt prématuré de l'application
- ERROR: utilisé pour journaliser une erreur qui n'empêche cependant pas l'application de fonctionner
- WARN: utilisé pour journaliser un avertissement, il peut s'agir par exemple d'une incohérence dans la configuration, l'application peut continuer à fonctionner mais pas forcément de la façon attendue
- INFO: utilisé pour journaliser des messages à caractère informatif (nom des fichiers, etc.)
- DEBUG: utilisé pour générer des messages pouvant être utiles au débogage
- TRACE: utilisé par exemple pour journaliser l'entrée ou la sortie d'une méthode

Translation: fr LOG4J ·

M

MailPolicyFilter

Il s’agit d’un point de débranchement (hook) intervenant lors de l’envoi d’un e-mail dans JCMS. Plus détails ici.

Translation: fr MailPolicyFilter ·

Modale

Fenêtre s'ouvrant dynamiquement généralement pour une action précise : déposer un document, initier une conversation, planifier un événement,... fenêtre appelant une action de l'utilisateur.

Translation: fr Modale ·

N

Notifications email

Il s’agit de notifications transmises par email à un ou plusieurs utilisateurs JCMS. Ces emails permettent d’alerter, informer ou d’envoyer un rappel aux utilisateurs concernant un évènement passé ou à venir, d’une action traitée ou à traiter. Sous JCMS, il existe 3 types de notification : INFO, ACTION, ALERTE.

Translation: fr Notifications email ·

P

Portail

Un portail permet d’agréger et de personnaliser des informations de provenances multiples pour en offrir une vision unique. On distingue les portails documentaires étroitement liés à la gestion de contenu, et les portails d’infrastructure liés à des problématiques d’intégration d’applications.

Translation: fr Portail ·

Portlet

Elément de portail. Il existe différents types de portlets : - portlets de construction de page
- portlets de contenu (en charge de récupérer et de formater l'information),
- portlets de navigation,
- portlets fonctionnelles,
- portlets de log.
L'assemblage des différents types de portlets permet de construire des gabarits de page portail.

Translation: fr Portlet ·

S

Store

Fichier .xml stockant des données sur les publications, les portlets, les espaces de travails, et d'autres fonctionnalités propres à JCMS. Certaines données de l'application peuvent aussi être stockées en base.

Voir les contenus liés :
- Fiche "Utiliser le store" (fiche Jalios ou Wisen)
- Fiche "Nettoyer le store" (fiche Jalios ou Wisen)
- Autre entrée de glossaire

Translation: fr Store ·

T

Top-bar

La top-bar ou super-header correspond à la barre de menu affichée en haut de page : topbar

Translation: fr Top-bar ·

W

Wiki

Le wiki est une site Web ou page web collaborative dont le contenu peut être modifié par les internautes autorisés.

Translation: fr Wiki ·

Workflow

Les circuits de validation (ou workflow) permettent de gérer les cycles de vie des contenus dans l’outil. Ils sont paramétrables et personnalisables par contenu.

Translation: fr Workflow ·

Wysiwyg

WYSIWYG (What You See Is What You Get), en français « ce que vous voyez est ce que vous obtenez », s'applique aux éditeurs de texte et outils de présentation qui permettent d'éditer directement un contenu sous la forme qui sera affichée aux utilisateurs finaux.

Translation: fr Wysiwyg ·