Maintenir à la main les groupes d'une plateforme qui compte plusieurs centaines de membres est un travail sans fin : chaque arrivée, chaque changement de service ou de site oblige à reprendre les listes une à une.

Ce module s'appuie sur les données déjà présentes dans les fiches profil, standards ou spécifiques à votre plateforme, pour créer et tenir à jour ces groupes automatiquement. Les membres y entrent et en sortent au fil des mises à jour de leur profil, et les groupes devenus vides peuvent disparaître d'eux-mêmes.

Quelques exemples de groupes obtenus à partir des données standards d'un profil :

• informations professionnelles : Organisation, Service, Fonction, Domaine ;
• localisation : Ville, Département / Région, Pays ;
• domaine de l'adresse email, pour distinguer partenaires, fournisseurs ou prestataires (ex : création du groupe "wisen" avec cette adresse email : [email protected])

• Création et mise à jour automatique de groupes : définissez les données de profil pour lesquelles vous souhaitez générer automatiquement les groupes. Vous pouvez rassembler des membres dans un groupe selon différentes données de profil, exemple : regrouper tous les chefs de projet localisés en Bretagne. Le système crée et met à jour lui-même les groupes (ajout ou retrait de membres) ;
• Définition du ou des groupes racines : définissez un ou plusieurs groupes racine en fonction de chaque donnée que vous souhaitez synchroniser ;
• Création de groupe selon les domaines des adresses emails : si vous disposez de différents domaines d'adresses emails qui définissent une organisation métier spécifique à votre entreprise ou parce-que vous travaillez avec de nombreux partenaires, fournisseurs ou prestataires, vous pouvez cibler l'email. Le système identifie le domaine des adresses email, exemple : création du groupe "wisen" avec cette adresse email : prenom.nom@wisen.fr. Le champ email peut être combiné à un autre champ du profil (email+locality par exemple) pour affiner le regroupement de vos membres.
• Prise en compte de valeurs multiples : dans le cas où vous utilisez la synchronisation ldap des membres, si vous disposez de données avec plusieurs valeurs possibles, vous pouvez définir le séparateur utilisé ce qui permettra de positionner le membre dans les différents groupes (un groupe par valeur identifiée) ;
• Création semi-manuelle des groupes : si vous souhaitez conserver le contrôle des groupes créés dans la plateforme, vous pouvez désactiver la création automatique. Le système vous enverra cependant une notification vous indiquant qu'un nouveau groupe a été identifié et vous laisse ensuite le choix de le créer ou non. Vous pourrez déterminer qui dans la plateforme reçoit les notifications, la réception de ces dernières étant de plus paramétrable depuis son profil.
• Ciblage par type de compte : pour chaque configuration, sélectionnez les types de compte concernés par les traitements (membres, contacts ou les deux). Les comptes qui ne sont pas visés ne déclenchent aucune création de groupe et ne sont positionnés dans aucun groupe. 
• Suppression automatique des groupes vides : supprimez automatiquement les groupes générés précédemment qui n'ont plus aucun membre afin de ne pas laisser de groupes inutiles et de surcharger votre plateforme pour rien.